カラー複合機のスキャナ機能を活用して電子ファイル化
カラー複合機の機能であるスキャナを活用して電子ファイル化にすることで、ペーパーレスオフィスへのチャレンジをはじめた。
スキャナしているイメージ
■導入以前の状態
・販売関係の伝票や資料は毎日作成されるため、プリント出力を行います。
したがって、その都度ファイルに綴じていくためファイルホルダーが増えていきます。
ホルダーが増えればそれを収容する書庫も必要になり、これも増えてきます。
・約4年間で書庫の数は、7本となり、最初は1本からでしたので7倍も増えてしまいました。
それを置くスペースも必要になり、今後のことを考えると大変でした。
■電子ファイル導入のきっかけ
・上記のファイルの増大に加え、顧客情報を書庫のファイルにしていると顧客からの突然の電話での対応にタイムリーに対応することができず、かけ直しをすることになります。
・電子ファイルの場合は、パソコンからファイルを呼出せばすぐに見ることができるので、その場で応答することが可能となります。
・廃棄するかどうかの判断に迷う書類は、電子ファイルのフォルダを区分してそこに保存することにより必要になった時にいつでも見ることができ、必要に応じてプリントをすることも可能です。
また、削除することもできます。
■導入後の状態
・顧客情報、工事完了内容、取引先情報、商品情報などを電子ファイル化して使用することにより、探す手間と迅速に対応ができるようになりました。
・書類ファイルの数も減少して書庫の収容スペースにも余裕ができました。
・従来、回覧していた書類も電子ファイルに入れることにより全員がタイムリーに閲覧することができますので、生産性向上に役立ちます。
・プリントしたものをスキャナして保存するだけではなく、パソコンのファイルも直接電子ファイルに保存することができますので、いちいちプリントしてスキャナするという面倒がありません。
・PC FAX（パソコンから直接相手先にFAXする機能）と組合わせることにより、工事完了書を工事会社からメール添付ファイルで送られてきたものを直接電子ファイルに取込むことができます。
■導入後の効果
・余分なファイルが少なくなった。
・現在の書庫のスペースに余裕ができた。
・顧客からの連絡・問合せに迅速に応答できるようになった。
・書類をさがす手間や時間が少なくなった。
・余分なプリントが少なくなってプリント枚数が減った。
■今後の活用
・限定的使用をしている各種ファイルを電子ファイルにしていきます。
・ペーパーレスオフィスにすることにより、探すことが少なくなり生産性向上を高めていきます。
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代表取締役 木野謙一
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