複合機を選ぶポイント>>スキャナ仕様について
複合機を選択する場合、チェックしておくポイントを記述しました。
今回は、スキャナ仕様についてです。
プリンタされた文書や本など（ドキュメント）を取込んで電子文書化する機能をスキャナ機能と言います。
ドキュメントをペーパーレス化できますので、バインダ（ファイル）や書庫などを少なくすることができてオフィススペースの有効利用を図ることができます。
■スキャナ機能の基本
複合機では、コピーをするのと同じように、原稿をADF（原稿自動送り装置）やガラス面にセットして、スタートボタンを押すだけでスキャンニングができます。
この時、スキャンするファイル形式を選択します。
カラードキュメントの場合>>PDFまたはJPEG
モノクロドキュメントの場合>>PDFまたはTIFF
スキャンされたドキュメントは、複合機本体・サーバー・パソコンなどに保存されます。
電子化保存されたドキュメントは、パソコンなどの画面で確認表示ができます。
必要に応じて、プリント出力することも可能です。
スキャン読取り速度は、プリンタ速度に準じます。
読取解像度は、標準では200/300/400/600dpiになりますが、通常のテキスト文書などは200dpi程度で充分です。
高解像度を選択すると、スキャン速度が遅くなります。
■複合機本体にデータ保存
スキャナで読取った原稿を文書として本体のハードディスクに蓄積しておきます。
ネットワークパソコンからソフトを介して本体ハードディスク内の文書などを表示させたり、プリント出力をすることができます。
■サーバーやパソコンに保存
指定したサーバーやクライアントパソコンのフォルダに直接保存することができます。
共有サーバーのフォルダに保存すれば、ネットワークパソコンからこのフォルダを閲覧できますので、フリーペーパー化が構築できます。
■スキャンしたデータをメールで直接送信
スキャンした原稿を、本体から直接相手先を指定して、データを送信できます。
一旦パソコンに保存する必要がないので、わずらわしさがありません。
■TWAIN対応でのスキャン
TWAIN機器に対応した各種アプリケーションからも、ネットワークパソコンから原稿をスキャンすることができます。
パソコンにインストールされているアプリケーションを立ち上げて、複合機本体にドキュメントをセットしてパソコン画面のスキャンボタンをクリックするとスキャンされます。
スキャンされた文書は、TWAINアプリケーションから閲覧でき、必要に応じてプリント出力やファイル保存をすることができます。
■当社でのスキャナ機能の活用
以前は、顧客物件情報などは、五十音順にバインダ（ファイル）に綴じて保管していましたが、件数が多くなってバインダ数も増えて、書庫の買い増しなどをしていました。
そこで、スキャナ機能を活用した「楽々ライブラリー」というスキャナサーバーシステムを導入しました。
これにより、顧客データは完了するとこのサーバーに取込んでいます。
ネットワークになっていますので、どのパソコンからでも複合機本体にドキュメントをセットすれば瞬時にスキャンニングしてくれます。
見たい時にも、書庫に入っているバインダをマウスでクリックするだけでバインダに綴じてある文書を一目で閲覧することができます。（インデックスを付けることができますので、分類が容易です）
また、必要に応じてプリント出力したり、別のファイルに移動保存したりすることもできて重宝です。
この導入により、書庫およびバインダの増加は止まりました。
また、顧客データ以外での活用をしているので、探し物をすることが少なくなり生産性向上に寄与しています。
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