スキャナ導入によるペーパーレス化の推進
当社は、1年前にスキャナを使用した電子文書管理システムを導入した。
これにより、従来のファイル＋書庫管理から脱するとともに、探す手間が短くなり生産性向上につながった。
スキャナ文書電子化システム「楽々ライブラリー」イメージ図
■導入までのいきさつ
当社設立5年を経過して顧客情報や業務資料などが増えてきて、このままではファイルや書庫をどんどん増やしていかなければならないという危機感を感じた。
そこで、電子文書管理システムを検討することになった。
これにより、顧客情報などをペーパーレス化することでファイル・書庫を増やさずかつ探し出しが簡単になることによる手間が省けて効率アップを狙った。
■導入までのこと
幸いにして、当社には最新型カラー複合機があり、これにスキャナが付属しているのでこれを使用することを基本に考えることにした。
まず、複合機のメーカーに見積を依頼したところ、150万円位が必要と言われた。
これでは、コストパーフォマンスが合わないと判断してすぐに代替案を探した。
なかなか思ったものが見つからない状況の中で、ある複合機メーカーが推奨している電子文書システムが目にとまった。
これは、入力・登録が簡単かつパソコン画面にて書庫内にファイルが入っているというイメージ表示になるため実際の書庫からファイルを出し入れする感覚で使用することができるすぐれ者だ。
さっそく見積を取ると、30万円程度であり導入を決めた。
■導 入
導入・設置は半日ほどで完了した。
実際に使用してみるとかなり簡単で画面もビジュアルであり使い勝手もなかなか満足のいくものだった。
ただ、パソコンの性能とくに内蔵メモリが少ない場合には表示までのタイムラグが生じた。
また、ファイルを開いてから読込む時間が少しかかるのでファイルにデータを詰め込み過ぎないようにしたほうが使い勝手が向上する。
■導入効果
�―餮砲�よびファイルが1年前と比べて増えていない。
��見たい文書をすぐに見ることができ、必要に応じてプリントすることも可能となったので、探す手間が省け効率が上がった。
�０�刷物以外のデータファイルの取込もできるので、メールの添付ファイルを保存したり回覧板情報などを共有して閲覧することができる。
�げ然覆�安いので、導入しやすい。
�ジ両磴筌轡好謄狆祿欧�一度もない。
■今後の活用
電子文書化しているのはまだまだ半分程度であり、今後活用を促進していき70%以上はペーパーレスで運用していきたいと考えている。
詳しいことは、当社までお問合せ下さい。
フリーダイヤル ０１２０−６９１−７９１ �螢汽鵐咼献灰�
「楽々ライブラリーの件で聞きたいお伝え下さい。」
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代表取締役 木野謙一
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