ペーパーレス化はランニングコストを下げる
環境問題もあってオフィスでのペーパーレス化が推進されています。
複合機を使用することにより、PC-FAXでのペーパーレス送受信、スキャナ活用によるドキュメントデータの取込などのペーパーレス化を促進します。
■PC-FAXでのペーパーレス送受信
1.パソコンで作成したデータをプリントしないでパソコン画面での操作だけでそのまま相手先のFAXに送信できますので、プリントするコストがかかりません。
2.受信データを直接指定のサーバーフォルダやパソコンフォルダに取込むことができます。
これにより、パソコン画面で受信データを閲覧してから必要に応じてプリントできますので、無駄なプリントがなくなります。（例えば不要なFAXでのDM・チラシなど）
例えば1日FAX送信20枚、受信30枚 計50枚をPC FAX送受信に変更すると
カウンタ料金@5×50枚=250円/日 250円×20日=5,000円/月
5,000円×12ヶ月=60,000円/年 60,000円×5年=300,000円/5年
このほかに用紙代@0.5×50枚=25円 25円×20日=500円/月
500円×12ヶ月=6,000円/年 6,000円×5年=30,000円/5年
カウンタ料金＋用紙代
1日275円/日 5,500円/月 66,000円/年 330,000円/5年の費用がコストダウンになります。
■スキャナ活用によるドキュメントデータの取込
印刷された資料などをファイルで保管すると経年によりかなり多くの書類ファイルとなります。
それらを収容する書庫や保管スペースを用意しなければならなくなります。
そこで、複合機のスキャナ機能＋電子データ保管サーバーを使用しますと印刷ドキュメントを一括して電子ファイルデータにすることができます。
電子データ保管サーバーは最新のものはファイルと同じように画面でパラパラめくりができますので、閲覧が簡単にできます。
また、取引先やユーザーからのメール添付ファイルなども閲覧後、プリントしないで電子データ保管サーバーに保存すればペーパーレス化が促進されます。
■ペーパーレス化の推進はランニングコストを下げる
上記のケーススタディは特にペーパーレス化を促進します。
ペーパーレス化をすると、
1.コピー用紙などのドキュメントがかなり少なくなります。
また、複合機に使用するトナー、感光体、部品などのコストが削減できます。
2.ファイルや書庫などに費用が削減できます。
また、これらを設置するスペースが削減できますので、オフィスのスペースが有効活用できます。
3.資料の整理整頓に要する時間が削減でき、必要な書類や資料が瞬時に閲覧や取出し（印刷も含め）ができますので、重宝です。
4.パソコンの画面上ですべて処理できますので、プリントをしたものを取りに行ったり、見終わった後にファイルに綴じ込むなどの手間がかからなくなり、その時間を別なことに使えます。
このように、ペーパーレス化を実施することにより、ランニングコストの削減に結びつくので今すぐ実施されることをおすすめいたします。
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代表取締役 木野謙一
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